はじめに

2023年3月20日、ベイシス株式会社は東京進出時からオフィスを構えていた品川区北品川から港区芝公園に移転いたしました。
本社を北品川に構えて17年。満を持して港区に進出いたしました。

今回の移転はタイトルにもある通りですが、コロナにより希薄となった社員間のコミュニケーション不足というイシューをオフィスというソリューションを通して解決していこうという取り組みとなります。
コロナ禍に突入して約3年。特にこの3年間で入社した社員は顔を直接見たことがない、話したこともないということも多く、一度も対面でのコミュニケーションを取らずに辞めていく社員もいました。
その反面、リモートワークにより今までの働き方が見直され、より多様的な働き方が推進されたことも事実です。
また、弊社は客先常駐のビジネスということもあり、社員だけど仕事場はお客様先で、社員同士コミュニケーションを取る機会がそもそも少ないという顕在化された課題も抱えていました。
それらを踏まえ、「リモートワークも、オフィスワークも、客先ワークも、それぞれが居心地良く過ごせるオフィスを」をコンセプトに移転プロジェクトがスタートしました。

オフィス移転の理由

コロナ禍のコミュニケーション不足の原因を探っていくと以下のような項目が挙げられます。
・リモートワークの普及：オフィスでの直接的なコミュニケーションが減少し、社員同士の交流が難しくなった。
・コミュニケーション手段の選択肢の偏り：コミュニケーションツールがオンラインに限られ、適切な手段でのコミュニケーションが制限された。
・個人の意欲低下やストレス増加：自宅での仕事により、チームでの活動に制限がかかり個人の業務量増加やストレス増加により、適切なコミュニケーションを取れる精神状態ではなくなった。
・無関心層の増加：コミュニケーションが希薄なタイミングで入社した社員は、他の社員に興味関心を持つ機会がなく、コミュニケーションの必要性を感じていなかった。

また、客先常駐によるコミュニケーション不足の原因を探っていくと以下のような項目が挙げられます。
・社員同士の距離が遠い：常駐先が本社から離れた場所にある場合、社員同士の距離が遠くなるため、コミュニケーションが不足することがある。
・時間的な制約：社員が常駐しているクライアント企業での業務が忙しいため、社内でのコミュニケーションに時間を割くことが難しい場合がある。
・特別な用事がないと本社に行きにくい：本社には自席がなく、特別な理由が無い限りは本社に行く意味がないと感じてしまい、コミュニケーションをとる機会がない。

上記のような項目を解消するために、新しいオフィスには下記のような設備が追加されました
・本社の約半分をコミュニケーションを取れるフリースペース
・観葉植物や東京タワーが見れる景観などおしゃなれカフェ風のトータルデザインで居心地の良さを追求
・Web会議に対応できるWeb商談ブースを多数用意
・サイネージを設置し、新入社員紹介やイベント紹介など目につくところに会社のインフォメーションを流す
・大型冷蔵庫を設置し、フリースペースでの飲みニケーション用のドリンクを常備予定（社長のポケットマネーで購入した社員コミュニケーション用アルコール）

会社としては客先常駐の社員が気軽に出社して欲しいと考えているため、それを形にできる環境を作っていきたいと考えています（これが終わりではなくこれからも創り上げていきます）。
また、今までリモートワークだった社員も出社推奨日を設け、フリースペースで業務することで他部署とのコミュニケーションを促進する働き方を取り入れました。

新しいオフィスの魅力

インテリアや設備について素敵な写真とともに紹介させていただきます。

新しいオフィスでの新しいコミュニケーション方法

早速オフィス移転の初日にはお披露目パーティーが開催されました。
軽食や飲み物を用意し、60名近くの社員が参加しました。
また、オリジナルの謎解きも作成し、コミュニケーションしながらオフィス見学ツアーもできるコンテンツを用意しました。

それ以外にも社長の思いつきでゲリラ開催のピザパーティーが行われました。

参加した社員からは
「普段交流のない部門の社員と交流ができて楽しかった」
「顔は知っていたが話すのは初めての方が多くていい機会だった」
「やはりいい人が多くて、話していて楽しかった」
といった声が寄せられています。

今後は新入社員歓迎パーティーや他部門交流のイベントを開催予定です。
また、フリースペースは60人程度のイベントであれば開催可能ですので、他社とのコラボトークショーなども計画していきます。

オフィス移転の効果

移転から1週間ほどではありますが、徐々に社員同士のコミュニケーションが増えてきています。

個人的には
「このやり取り、チャットでもできるけど、相手に気を使って文章考える時間がもったいないし、ギスギスしそうだから直接話に行っちゃおう」
という機会が増えてきています。

文章だけのコミュニケーションで神経をすり減らしていた人も多いと思うので直接コミュニケーションできる環境はとてもありがたいです。

また、コロナ禍のリモートワークは今までの信頼残高を削りながらの業務だったと思っています。
ある程度社歴が長い社員同士は信頼残高が十分にある状態でなんとか業務できていましたが、社歴の短い社員はきつかったんじゃないかなと思っています。
直接のコミュニケーションが増えることでこの3年で失った信頼残高がチャリンチャリンと増えているのを実感しています。

おわりに

お近くにお立寄りの際には是非遊びに来ていただければと思います。
今回ハードとしてのオフィスができましたので、より効果的なソフトを取り揃え、社員が働きやすく、高いパフォーマンスが出せる職場を作っていく予定です。

今回のオフィス移転ではオフィス移転コンサルティングのオフィスレップ様にご協力いただきました。
株式会社オフィスレップ
https://www.officerep.co.jp/

デザイン、内装工事はクリフ様にご協力いただきました。
株式会社クリフ
https://crefu.co.jp/

祝花等につきましては、お心遣いに感謝しつつも謹んで辞退させて頂きました。
それでも祝花等をご検討くださっている方向けに、SDGsの取り組みの一貫として、グリーンロード様の「matomeru」を活用させていただきました。

株式会社グリーンロード（お祝花おまとめサイト「matomeru」）
https://green-road.co.jp/business/matomeru

エントランスに掲示しましたMISSION・VISION・VALUのパネルはブランディング、ビジョンマップ、コーポレート制作を行っていただいたトゥモローゲート様にお願いしました。

トゥモローゲート株式会社
https://tomorrowgate.co.jp/

皆様の協力無くしてオフィス移転はできなかったと思います。
改めて感謝申し上げます。

引き続きベイシス株式会社をよろしくお願いいたします。

※今回の移転に関する取材は下記までお願い致します

ベイシス株式会社 社長室　担当　上條
Mobile：090-1754-7359
広報メールアドレス：y-kamijo@basis-corp.jp